Pró-Ética: 3. comunicação e treinamento para um programa de compliance efetivo

No primeiro artigo da série em que estamos analisando as melhores práticas informadas pelas 23 empresas aprovadas no Pró-Ética 2017, listamos as práticas consideras positivas pelo Ministério da Transparência e Controladoria Geral da União (CGU) no que concerne ao comprometimento da alta administração e compromisso com a ética, enquanto que no segundo artigo da série tratamos das políticas e procedimentos de um programa efetivo.

Conforme mencionado previamente, o Pró-Ética é uma iniciativa da CGU que consiste em “fomentar a adoção voluntária de medidas de integridade pelas empresas, por meio do reconhecimento público daquelas que, independentemente do porte e do ramo de atuação, mostram-se comprometidas em implementar medidas voltadas para a prevenção, detecção e remediação de atos de corrupção e fraude”.

Para participar do Pró-Ética, as empresas fornecem uma série de informações à CGU com relação ao seu programa de Compliance, e a avaliação é feita com base em 6 pilares, sendo eles: o comprometimento da alta administração e compromisso com a ética; política e procedimentos; comunicação e treinamento; canais de denúncia e remediação; análise de risco e monitoramento; e transparência e responsabilidade social. Neste terceiro artigo, destacaremos os aspectos referentes à comunicação e treinamento para implementação do programa de Compliance de acordo com as melhores práticas adotadas por essas 23 empresas e indicadas pelo Pró-Ética.

Antes de iniciarmos, contudo, é importante mencionar que a própria CGU, em suas Diretrizes para Empresas Privadas para implementação de programas de Compliance refere que o “investimento em comunicação e treinamento é essencial para que o Programa de Integridade da empresa seja efetivo”. Além disso, aduz que “os valores e as linhas gerais sobre as principais políticas de integridade adotadas pela empresa, geralmente externalizados no código de ética ou conduta, devem estar acessíveis a todos os interessados e ser amplamente divulgados”.

Por fim, a CGU menciona que “dirigentes, funcionários, e até mesmo, em casos apropriados, terceiros responsáveis pela aplicação das políticas, devem ser devidamente treinados”.

O pilar de comunicação e treinamento é uma ferramenta fundamental para se trabalhar a questão cultural de determinada instituição, e não à toa é um dos parâmetros avaliados e debatidos mundo à fora no que diz respeito à efetividade de programas de Compliance.

A título exemplificativo, o Departamento de Justiça dos Estados Unidos, ao avaliar eventuais benefícios a serem concedidos a empresas que apresentam um programa de Compliance ao órgão, apresenta uma série de questionamentos específicos com relação à comunicação e treinamento. Dentre as perguntas a serem respondidas estão:

1. A empresa forneceu treinamento personalizado a empregados que estão mais expostos a riscos?
2. Qual análise foi realizada para determinar quem deveria ser treinado e em quais assuntos?
3. A empresa mediu a eficiência do treinamento?
4. Quais recursos estão disponíveis aos empregados para fornecer orientações relacionadas a políticas de Compliance?
5. Como a empresa avaliou se os seus empregados sabem quando devem procurar aconselhamento e se eles estariam dispostos a procurar tal aconselhamento?

No Brasil, foi publicado pela CGU no dia 14 de setembro de 2018 o “Manual Prático para Avaliação de Programas de Integridade em Processo Administrativo de Responsabilização de Pessoas Jurídicas (PAR)”, que busca uniformizar o entendimento a respeito da avaliação de programas de Compliance no âmbito de processos administrativos.

Como se sabe, o art. 42, inciso IV, do Decreto Federal nº. 8.420/2015 definiu que treinamentos periódicos fazem parte da avaliação da efetividade de um programa de Compliance, e por essa razão a CGU detalhou esse aspecto no manual recentemente publicado, trazendo uma série de questionamentos a respeito do assunto.

Algumas das perguntas a serem respondidas pelas empresas:

1. Os membros da alta direção participaram de treinamentos sobre o programa de integridade nos últimos 12 meses?
2. Foram realizados treinamentos sobre o código de conduta/ética para os empregados e administradores nos últimos 12 meses?
3. Esses treinamentos alcançaram, pelo menos, 50% dos empregados?
4. A empresa apresentou um planejamento para realização de treinamentos relacionados ao programa de integridade?
5. A instância responsável pelo programa de integridade participa do planejamento, elaboração, aplicação e/ ou contratação dos treinamentos sobre temas de integridade?
6. Existem controles para verificar a participação dos empregados nos treinamentos?
7. Existem mecanismos para verificar a retenção dos conteúdos abordados nos treinamentos?

Como se vê, o pilar de treinamento e comunicação é, de fato, fundamental, e será um ponto crucial na avaliação da efetividade de um programa de Compliance, seja no Brasil ou em outra jurisdição.

Assim, as práticas consideradas positivas pela CGU com relação às 23 empresas aprovadas no Pró-Ética se apresentam como um norte na implementação de políticas e procedimentos relacionados a comunicação e treinamento. Assim como nos artigos anteriores, seguiremos aqui a mesma divisão utilizada pela CGU nos relatórios de avaliação das empresas aprovadas:

1. Estratégia para divulgação de temas relacionados à ética e ao programa de integridade:

Pontos que contribuíram positivamente para a avaliação

• A empresa demonstrou empregar um amplo arco de recursos de comunicação na divulgação dos temas relacionados à ética e ao programa de integridade, conciliando conteúdo e público alvo: avisos gerais encaminhados para o e-mail corporativo de todos os funcionários, revista trimestral impressa e digital, avisos semanais nos televisores disponíveis nos restaurantes;
• A empresa dispõe de site internacional de Compliance (Compliance and Business Conduct) garantindo acesso irrestrito aos funcionários, terceiros e interessados;
• Divulgação assuntos de ética e integridade em Reuniões de Comunicação (Communication Meetings) e Reuniões Gerenciais;
• A partir de 2016 a empresa demonstrou divulgar informações sobre ética e integridade na nova ferramenta de comunicação com sistemas em “nuvem”: Força de Vendas (Sales Force), de gerenciamento do relacionamento com o cliente, voltado para funcionários de vendas que permanecem a maior parte do tempo em campo;
• Comprovou o lançamento do jornal “Expresso”, abordando assuntos de Compliance, compartilhado com a alta liderança da companhia e replicado por eles aos seus times;
• O Departamento Jurídico e de Integridade é a área responsável por promover o planejamento das comunicações sobre o tema Integridade;
• As comunicações são elaboradas em linguagem simples e de fácil acesso a todos os níveis da empresa e por meios que permitam todos os funcionários terem acesso. Outra empresa adaptou suas mensagens para os diversos públicos, tendo sido estabelecidas diferentes linguagens para os líderes, funcionários da operação e prestadores de serviços médicos;
• Os assuntos de integridade são veiculados no newsletter semanal e nos quadros de avisos. Mensalmente, é publicado um ‘case of consequence’ – caso prático, através do qual se demonstra as consequências da atitude antiética;
• As demais comunicações acontecem quando necessário, como o evento anual da Integrity Week, questionários de conflito de interesses, orientações, teasers, publicação de novas diretivas, etc. Todas as comunicações enviadas via newsletter ficam disponíveis também na página de “Legal & Integrity” na intranet;
• Pelo menos uma vez ao ano é divulgado um vídeo gravado por um diretor ou por um membro do Departamento Jurídico e de Integridade, no qual são tratados temas de interesse, com ênfase em temas identificados pelo Comitê Local de Integridade ou pelo Country Integrity Officer como de maior relevância e recorrência na empresa;
• A empresa utiliza as redes sociais como meio de divulgação ao público externo e interno dos temas de Ética e Integridade da empresa. Outra empresa lançou, no Facebook, a campanha #Transparenciaeintegridade, para construir uma sociedade que não tolera práticas de corrupção;
• Em 2016 a empresa lançou a campanha “Segurança e Integridade”, tendo como slogan desse valor Don’t look the other way, ou seja, não desvie o olhar ou não finja que não viu. A campanha da empresa “Segurança & Integridade – Eu não desvio o olhar” esta traduzida para o português para atender aos colaboradores no Brasil;
• A empresa criou, em nível global, um concurso de fotografia tendo por tema os valores da empresa. O objetivo era promover e disseminar os valores da companhia entre seus funcionários;
• O boletim “Compliance Newsletter”, além de ser circulado por e-mail, é afixado mensalmente no quadro de avisos da fábrica da empresa, para atingir o público que não acessa e-mails;
• No final do ano foi realizada uma ação que consiste na entrega de uma caneta e um chaveiro em forma de brinde com um bilhete anexo para relembrar um item da Política de Integridade, qual seja, as condições para recebimento de presentes de fornecedores no Natal;
• Em complemento às estratégias de divulgação, a empresa realiza anualmente uma pesquisa de satisfação sobre o programa de Compliance;
• A empresa utiliza diversos meios de comunicação sobre temas relacionados a ética e integridade para seu público interno tais como: cartazes e banners, e-mails corporativos direcionados a públicos sensíveis, matérias publicadas na intranet, e ainda dissemina informações por meio de reuniões face-a-face dos gestores e líderes com seus subordinados realiza conforme comprovam os documentos: comunicação anticorrupção e comunicação jogos olímpicos. Tais atividades de comunicação são realizadas pela área de comunicação interna, com apoio de agências contratadas pela empresa, quando necessário. Há ainda outra empresa que utiliza o WhatsApp para divulgar junto aos funcionários e dirigentes os temas relacionados à ética e ao programa de integridade;
• Os fornecedores recebem publicação periódica denominada “Jornal do Fornecedor”, que possui artigos que tratam dos temas relacionados ao programa de integridade da empresa, tais como necessidade de um programa de integridade nas empresas parceiras;
• A empresa realiza um programa denominado “Café Filosófico” que é transmitido em rede de televisão aberta e/ou por meio da internet, realizado periodicamente, no qual são tratados temas como: “Verdades e mentiras: ética e democracia”; “A ética necessária: responsabilidade solidária”;
• Divulgação de mensagem do Presidente da empresa e de membros do Comitê de Ética Empresarial, por meio de vídeo disponibilizado na intranet;
• A empresa realizou divulgação do início da operação do Canal Externo de Ética, por meio de cartazes, mensagem na intranet e na internet;
• Fachada do prédio da empresa com o “selo” Pró-Ética;
• Programa Parceiro Responsável, com foco nos fornecedores, em que são realizadas comunicações sobre tema de sustentabilidade, ética e integridade;
• Acionam os líderes de equipe como multiplicadores do tema de forma presencial em suas equipes, oferecendo material próprio para o repasse do conteúdo, o que permite modulação do discurso ao perfil de trabalho realizado em cada unidade (Integrity Dialogue).

2. Acesso ao Código de Ética e às demais normas do programa de integridade:

Pontos que contribuíram positivamente para a avaliação

• O Código de Conduta da empresa está disponível na internet em 22 idiomas;
• A empresa disponibiliza uma via física de seu Código de Conduta a cada empregado por ocasião da integração realizada no primeiro dia de trabalho. Além disso, em outra empresa, no momento da admissão de funcionários, é solicitada a leitura e assinatura do Termo de Compromisso e Adesão ao Código de Ética e os referidos termos são arquivados de forma física no prontuário de cada funcionário e uma cópia digital é enviada ao Departamento de Compliance;
• O Código de Conduta é disponibilizado pelos seguintes meios: intranet, audiobook, versão mobile, sites de relação com investidores, e por meio da seção institucional do site da empresa;
• Quando de alguma contratação, a empresa disponibiliza o Código de Conduta do Fornecedor empresa, cuja adesão é condição necessária para a continuidade ao contrato de fornecimento, prestação de serviços e representação comercial;
• A página de integridade da empresa no sítio eletrônico da empresa contém de maneira clara e objetiva o comprometimento da empresa e de sua alta direção com os princípios da ética e integridade; as normas diretivas da empresa; o código de conduta para funcionários e fornecedores; os canais de comunicação e os questionamentos frequentes sobre o tema;
• Para os colaboradores que não possuem acesso a computador, as políticas ficam disponíveis em uma “caixa” para consulta próxima ao refeitório, intitulada “Compliance – documentos para consulta”;
• Na cláusula anticorrupção dos contratos firmados, os fornecedores declaram conhecimento do código e há endereço eletrônico para ser acessado;
• Elaboração de Cartilha de Integridade em meio físico distribuída aos colaboradores, que aborda temas sobre a cidadania, a integridade na empresa, promove os canais de denúncia, o Código de Ética, o programa de integridade da empresa “Somos assim” e o setor de integridade;
• A empresa também passou a adotar uma assinatura padrão obrigatória nos e-mails, com o slogan “Na empresa X só existe um caminho: o certo”, além de linkpara a sessão de Ética do site;
• Em caso de formação de consórcio em licitações públicas, cópia do Código de Integridade deverá ser entregue às empresas consorciadas.

3. Plano de treinamento ligado aos temas de ética e integridade:

Pontos que contribuíram positivamente para a avaliação

• Sob coordenação e planejamento anual do Departamento de Compliance, a empresa promove capacitação com periodicidade trimestral sobre os temas ética e integridade em duas modalidades: mandatórios online (com meta de atendimento de 98% dos funcionários) e presenciais, ajustados ao público alvo e ao grau de risco a que estão sujeitos os participantes (funcionários e parceiros);
• A empresa conta com rede de colaboradores multiplicadores locais que atendem demandas específicas vinculadas a suas áreas de expertises;
• Os treinamentos realizados na modalidade online contemplam mecanismos de avaliação de aprendizagem;
• A participação nos cursos integra conjunto de variáveis consideradas no processo de avaliação de desempenho funcional;
• Todos os funcionários recebem treinamento presencial quando de seu ingresso na empresa e recebem treinamentos de reciclagem a cada 2 anos, no máximo. Além disso, treinamentos e-learnings com temáticas específicas são enviados periodicamente. O treinamento de reciclagem pode acontecer de forma presencial ou via e-learning. Por fim, funcionários em posições específicas são nomeados a realizar e-learnings adicionais;
• O controle dos treinamentos presenciais é feito através de plataforma online(Microsoft Sharepoint), que contém a relação de todos os empregados e por meio da qual é imputado o enquadramento de cada funcionário a determinado curso. Por intermédio dessa plataforma os funcionários podem selecionar uma das datas disponíveis para treinamento. Após a realização de cada treinamento, a lista de presença é vinculada ao registro do funcionário;
• Todos os treinamentos presenciais mencionados nos itens anteriores, inclusive o material voltado a funcionários de fábrica, incluem, em seu conteúdo, abordagem específica à lei anticorrupção brasileira e assuntos correlatos;
• Participação de analista de Compliance da entidade em cursos de Compliance oferecidos por entidade reconhecida;
• São realizadas situações simuladas nos treinamentos práticos;
• São realizados treinamentos em formato de webmeeting, alguns são realizados no formato de jornal, com as notícias de Compliance no Brasil e no mundo e as novidades relacionadas às políticas internas já existentes;
• A empresa realiza diversas ações de capacitação a distância, por meio do seu sistema da Universidade Corporativa: Curso do Sistema de Gestão e Desenvolvimento da Ética e Código de Ética e conduta, e-learning mandatório e de caráter permanente para todos os colaboradores; Curso Integridade e Combate à Corrupção, e-learning, obrigatório para todos recém-admitidos;
• A empresa controla a participação dos colaboradores nos treinamentos onlinepor meio de sistema da Universidade Corporativa, conforme comprova planilha com nomes de todos que foram capacitados em ética. Além disso, a empresa realiza também treinamentos presenciais, como Seminário Integração de Novos Colaboradores, com módulo sobre ética e integridade e recebimento de exemplar do Código de Conduta Ética; Treinamento Normas Anticorrupção, para colaboradores com maior sujeição a situações que possam resultar em transgressão à Lei nº. 12.846/13, conforme comprovam as apresentações e listas de presença dos cursos;
• Realização de pesquisa de avaliação ao fim de cada treinamento para fins de aprimoramento;
• São realizados treinamentos presenciais para públicos que possam estar mais expostos a riscos específicos (como por exemplo, treinamento sobre confidencialidade da informação, combate à corrupção etc.);
• Como estímulos positivos para a participação dos funcionários nos treinamentos a empresa apresenta vídeos, ao final do último módulo, que incluem a participação dos colaboradores mais assíduos nos treinamentos, assim como apresenta uma visão lúdica porém realista do cotidiano dos funcionários, aproximando as histórias de suas realidades pessoais e profissionais. Outra empresa realiza reconhecimento público e distribui prêmios simbólicos aos funcionários que possuem o maior índice de conclusão dos cursos realizados pelas suas plataformas;
• Como estímulos negativos há reportes à Diretoria e Comitê de Auditoria com relação aos colaboradores que não concluíram ou não participaram dos treinamentos. Além disso, outra empresa apresentou mecanismo de advertência escrita a colaboradores que não atendem aos treinamentos necessários depois de 2 convites realizados;
• Para verificar a retenção e compreensão das informações por parte dos funcionários treinados são realizadas perguntas de reforço ao final de cada Módulo ou treinamento, sendo que após a conclusão do programa de treinamento do Código de Conduta há aplicação de teste para verificação da compreensão dos colaboradores acerca dos temas abordados. Outra empresa adotou jogo online para testar o conhecimento e avaliar a retenção das informações pelos funcionários a respeito do código de ética;
• O principal mecanismo atualmente em uso para verificar a compreensão e retenção das informações transmitidas nos treinamentos e campanhas de comunicação é a constante avaliação e monitoramento do conteúdo recebido via os canais de denúncia, dado que geralmente tem ocorrido um aumento de relatos após as sessões, com casos e informações bastante condizentes com os temas abordados;
• Cada novo colaborador recebe por e-mail um plano de atividades a ser executado nos três primeiros meses na empresa, como período de integração (Agenda Integração Funcional). Dentre tais atividades encontra-se o treinamento online sobre o Código de Conduta;
• Demonstrou que, para cada treinamento planejado, há cronograma de ofertas e detalhamento de objetivos, conteúdo e público alvo a ser alcançado;
• Adota-se material customizado para o Brasil, com conteúdos programáticos direcionados a cada perfil de público-alvo da empresa e aos parceiros de negócio;
• Quando necessários ao tema, outras áreas colaboram com o Compliance, como no caso do treinamento de legislação básica, que compete ao jurídico elaborar e executar;
• Os treinamentos têm registro de presença necessário e controle de participação com sistema LMS (Learning Management System) de automação da logística desde a matrícula até certificado e controle de participação do colaborador;
• A empresa oferta um calendário flexível de capacitações, com várias opções de dias e horários para que o colaborador não tenha dificuldades de atender a algumas das turmas em prazo estimado de 6 semanas daquela oferta.

4. Alcance dos treinamentos:

Pontos que contribuíram positivamente para a avaliação

• Os treinamentos são elaborados e aplicados de acordo com o público alvo, adotando metodologia e conteúdo às necessidades e especificidades tanto da alta direção (casos em que podem ser em língua estrangeira), quanto dos funcionários horistas da fábrica. O Código de Conduta da empresa é tratado de forma mais didática até mesmo por meio da utilização de histórias em quadrinhos (Gibi);
• Os treinamentos sobre as políticas de conduta ética nos negócios previstas no Programa de Compliance são extensivos aos parceiros de maior risco da empresa, via web;
• A empresa declara e traz evidências de uma política específica de integridade para agentes e intermediários, especialmente representantes comerciais e consultorias;
• É obrigatória a realização do treinamento presencial de antissuborno e integridade antes do representante comercial ou consultor iniciar a prestação de serviços em favor da empresa. E por derradeiro, informa que sem a renovação de treinamento presencial e também dos e-learning, o representante comercial fica proibido de receber comissões da empresa;
• A empresa realiza treinamentos voltados aos diversos públicos de acordo com suas atividades e de acordo com a necessidade de interação com os stakeholders. Em outra empresa, fornecedores e pessoal terceirizado também são alcançados por capacitações de Compliance sobre a política de conduta de fornecedores, o uso dos canais de denúncia de forma responsável, além de serem destinatários de palestras e eventos presenciais em todo território nacional. Ademais, outra empresa comprovou que aos funcionários terceirizados se aplicam os mesmos treinamentos realizados para os funcionários celetistas da empresa;
• Em 2016 o Programa de Treinamento do Código de Conduta foi aplicado a todos os colaboradores da empresa, incluindo a alta administração;
• Realização de curso presencial da Lei Anticorrupção à alta direção, comprovada pelo envio de listas de presença;
• Os treinamentos oferecidos, conforme o público, abrangem: Anticorrupção, Antitruste Legislação básica, Antitruste, Privacidade de Dados Pessoais, Compliance em Procurement, Presentes e hospitalidades, Lavagem de dinheiro, etc;
• A alta direção acompanha indicadores de capacitação em Compliance, os quais orientam a estratégia do planejamento nas reuniões de Compliance Review Board.

O próximo item que analisaremos será Canais de Denúncia e Remediação.

JOTA | BY ALESSANDRO DE FRANCESCHI DA CRUZ & MARCELO RAMOS LEITE